Hatékony időgazdálkodás – milyen eszközeid vannak?

ahainspiráció-időgazdálkodás

Egy gyors írás arról, hogy milyen eszközök közül választhatsz, ha eredményesebben szeretnéd kezelni az idődet. Naptár? Lista? Fejben tartás? Szerepek és sapkák? Mindegy melyik, válassz, tesztelj és tegyél energiát abba, hogy jobb legyen az időbeosztásod.

RENDSZEREZÉS

Miért jó az, ha van rendszerünk? Mert a fejünk nem káptalan, ráadásul terhelő és fárasztó is mindig mindent fejben tartani, érdemes tehát valamilyen eszközt segítségül hívni, aminek révén még jobb lehet a beosztásunk. Nézzük csak az eszközöket:

EXCEL

Egy jó excel tábla is csodákra képes. Vezetheted excelben a marketing feladataid, a kiadásaid, a bevételeid, a tennivalóid – színkódolhatsz, okézhatsz, dátumozhatsz. Az excel azért remek, mert bárhogyan kialakíthatod benne a saját rendszered, színes cellákkal, linkekkel, bármivel. Rugalmas rendszer, amit bármilyen rendszerezéshez tudsz használni. Ha nincs office a gépeden, sebaj, a Google drive-ban online tudsz ingyenes excel táblát használni.

HATÁRIDŐNAPLÓ

Vannak akik még most is a jól bevált, offline határidőnaplóra esküsznek. Egy jó gyűrűs, forgatható filofaxra, amit akár személyre is szabhatsz matricákkal, egyedi elválasztólapokkal. Erről tart most egy online kurzust az URBAN-EVE bloggere is. Vannak szuper színes-szagos naplók, FranklinCovey, vagy más fejlesztő, motivációs naplók. Tehát egy jól megválasztott napló a saját mini irodád lehet, motiválhat, erőt adhat és a renszerezés komfortját viszi az életedbe.

ahainspiráció-időgazdálkodás

 

NAPTÁR

Nekem ez vált be a legjobban. Egyszerűen, amit nem vezetek fel a naptárba, azt elfelejtem. Én gmail naptár használok, ami szinkronizálva van a telefonomon is, tehát mindig látok minden programot előre. Ide szoktam beírni azokat a FELADATOKAT is, amiket magamnak ütemezek be. Tehát a feladatok is programok a fejemben – pl. hétfő délutánonként előre cikkírás és marketing, szerdán este me-time, és így tovább 😀 én vizuálisan mindig napokban, hetekben és tennivalókban, heti ütemezésben gondolkodom, és azt tartom fontosnak, hogy a heti tennivalók el legyenek végezve, nekem ezért jött be legjobban ez a naptározás, de lehet, hogy nálad nem ez a helyzet.

LISTÁK

És akkor a jó öreg listák. Listát mindenki vezet, az is, aki letagadja. Ha más nem, akkor a fejünkben van egy lista, amiről folyton pipálgatjuk ki az elvégzett tételeket. De milyen is egy jó lista? Nekem a listákkal ezek a tapasztalatok gyűltek össze az évek során:

  • a lista nem maradandó dolog, egyszer használatos, csak addig érdekes, amíg van rajta pipálnivaló
  • épp ezért nem költöm a pénzem menő listás cuccokra, egy sima zsebnoteszben, illetve munkákhoz kötődően egy-egy jegyzetfüzetben vezetem alkalmanként az aktuális tennivalókat
  • tematikus listáim vannak – munkás listán csak munkás tételek vannak, privát listán csak a magánügyek, házimunka, család, stb.
  • a lista nem öncélú, tehát csak akkor írok listát ha van több tennivaló a fejemben, nem írok listát csak azért, hogy legyen listám
  • projektekben gondolkodom – tehát a listán mindig rajta van, hogy mi a fő cél és alatta, hogy mik a lépések, hogy a célt elérjem
  • mivel többféle munkát csinálok egyszerre, munkánként listázok és igyekszem minden héten, minden adott területen előre lépni egyet-egyet
  • amikor egész nap dolgozom és sokféle tennivalóm van egyszerre, reggel felírok minden napi teendőt, amit szeretnék elvégezni. Aztán a kicsiket kiszórom gyorsan, nem gondolkodom mihez van kedvem, csak végigpipálom a listát. Ezután már sokkal több idő és energia (meg nyugalom jut a nagy dolgokra is)
  • egy listát igazából akciótervként kezelek, tehát célokat és lépéseket vezetek fel – ha ez megvan, már nem kell gondolkodni, csak mechanikusan írtani a tételeket
  • néha csak játéknak fogom fel a pipálgatást – ez segít, hogy a nemszeretem dolgokon is hamar túl legyek 🙂

SZEREPEK ÉS SAPKÁK

Még szervezetfejlesztés-tréningpiaci múltamból maradt meg egy fontos dolog, amit azóta is használok a saját életemben. A sapkázás. Főleg vállalkozóként van jelentősége, amikor többféle munkakört egyszerre kell vinni. Ilyenkor az segít, ha mindig az aktuális szerepkörnek megfelelő sapka van a fejemen. Pl. hétfőn 12 és 18 óra között blogger vagyok, szerdán és pénteken 8 és 14 óra között online tanár, kedden kommunikációs tanácsadó, stb. Tehát minden szerepemhez van egy sapka – ami a pozíciót jelképezi, és gondolatban azt teszem fel egy-egy időszakban, és akkor csakis abban a szerepben akarok teljesíteni.

Ez nemcsak a munkák halmozásánál működhet – lehet magánéleti leosztásod is. Te például lehet,, hogy egyszerre vagy barátnő, anya, gyermek, alkalmazott, hobbi rajzoló, stb. Hogy minden területeden előre lépj, ütemezz be minden héten, minden szerepedből valamit és akkor nem vész el egyik sem a sok tennivaló között.

Remélem tudtam kicsit segíteni, inspirálni, ötleteket adni. Jó rendszerezést!

Fülöp Johanna

Olvasd el ezeket is!